外資系企業に就職したり、海外とのやり取りが多い部署に配属されると、英語でメールのやり取りをするのが日常になります。
ビジネスの場にふさわしい英語が使えるか不安ですよね。
日本語であればスラスラ出てくる慣れ親しんだ表現も、英語となるとそうもいきません。
この記事では、英語メールでの【件名：Subject】についてまとめました。
初心者でも理解しやすい英文メールの件名の例文と単語集を紹介します。
この記事の内容
- 英語で「件名」を書く時のルールがわかるようになります
- 少しの編集でそのまま使えるような英文メール表現を紹介します
- 場面別で使用する「件名」の例をたくさん紹介します
日本語と同じように、英語でもいくつかの決まり文句さえ覚えてしまえば応用して使用できますよ！
英語のビジネスメールは、いくつかルールがあります。 それさえ押さえておけば、英語でのコミュニケーションがスムーズに行えます。 この記事では、英語メールの本文の書き方について説明しています。 [sitecard subtit[…]
英文メールの件名の基本ルールと用語集
メールの件名（タイトル）は、英語で【subject】と言います。
ビジネスメールにとって、件名に入力する内容は本文と同じくらい重要な部分です。
一日に多くのメールを送受信するビジネスパートナーにとって、パッと見て要件や優先度がわかる件名かどうかが重要になります。
また、後からメールを検索するときに、見つけやすい件名にしておくと時間短縮にもつながりますね。
英文メールで件名を書く時の基本ルール
まず、良い件名と悪い件名を見分けられるように、英文メールで件名を書くときの注意点・基本ルールを知っておきましょう。
ルールは5つ！
- 長すぎず、短すぎず
- スパムに間違われないように
- 大文字・小文字の使い方
- スペルミスを防ぎ、短縮表現を使わない
- 相手にしてほしいアクションがある場合、文頭に持ってくる
長すぎず、短すぎず
長すぎず、短すぎない単語数を意識しましょう。
- 件名があまり長すぎると、件名の全文が表示されない
- 短すぎると、パッと見て要件がわからず、結局本文まで目を通すことになる
理想的な単語数は、6~8語程度とされています。
スパムに間違われないように
重要な要件なのに、件名がスパムメールのように見えてしまって対応が遅れると厄介ですよね。
受け取った人が、自分宛ての要件であることがわかる件名にする必要があります。
スパムのように見える件名とは、具体性に欠けていたり、短すぎる場合です。
こんな件名は避けましょう。
スパムに間違われやすい件名 NG例
- Hello. 「やあ。」
- Payment request 「支払い依頼」
- Inquiry 「問い合わせ」
- congratulations! 「おめでとうございます！」
- Important! Please read! 「重要！読んでください！」
また、エクスクラメーションマーク「！」は、自動的に迷惑フォルダーに振り分けられる場合があるので、できるだけ使わないほうが無難です。
大文字・小文字の使い方
基本ルールとして、最初の一文字目は大文字を使います。
〇 Farewell party for Mr. Yoshida
すべて大文字、すべて小文字はNG。特に、大文字だけで書かれた文章は、相手に要らぬプレッシャーを与えかねません。目立たせたい単語のみを大文字にするのはアリです。
または、前置詞以外の単語の頭文字を大文字にするのもOK。
〇 Farewell Party for Mr. Yoshida
× Farewell Party For Mr. Yoshida
スペルミスを防ぎ、短縮形表現を使わない
スペルミスをしていないか、送信前にもう一度確認するといいですね。
スペルが間違っていると、検索に引っかからなくなり、後からメールを見返そうとしたときに相手も自分も困ることになってしまいます。
また、ビジネスメールでは、短縮形は避けて正式な単語を使いましょう。
ここでいう短縮形とは、SNSなどでよく見るカジュアルな”ur（your）” や “B4（before）”はもちろん、
”I’m （I am）” や “You’ve （you have）” などの口語表現も含みます。
略語はたくさんあるので、別記事でまとめたいと思います。
相手にしてほしいアクションがある場合、文頭に持ってくる
本文にももちろん目を通してくれますが、件名だけを見たときに内容が推測できるような件名をつけることが大切です。
相手がどういうアクションを取ればいいのかを文頭に書いておくとスマートですね。
文頭に持ってくる単語例
- Important:～内容 （重要で必ず目を通してほしいもの）
- Reminder:～内容 （リマインダー、予定などの再通知）
- Notification:～内容 （通知、お知らせ）
- FYI:～内容 （お知らせまで）
- Request:～内容 （リクエスト、依頼）
- Urgent:～内容 （緊急、至急）
受け取り手の立場に立ってみるのが一番です。
パッと見て何を求められているのかがわかる件名であれば、メール処理の優先順位を決めるときに管理しやすくなりますよね。
例えば、件名に『Congratulations on your new position. (昇進おめでとう)』と書かれたメールの本文に「次の会議のお知らせ」が書かれていたとします。
後で「次の会議の日程」をメールで見直そうと思っても、件名には会議のことは何も触れられていないため、本文まで再度見なければならなくなります。
とても効率が悪いですよね。
件名でよく使用される英単語集
英文メールの件名でよく使用される用語を覚えておくとスムーズです。
- Delay 「遅れ」
- Payment 「支払い」
- Confirmation 「確認」
- Estimate 「見積もり」
- Invoice 「請求書」
- Due 「期限」
- Shipment 「発送」
- Documents 「資料」
実践編：英文メールの件名例文
では、英文メールの件名の基本ルールと用語集を組み合わせて、例文を見ていきましょう。
実際にあなたが業務で使っている単語と入れ替えて、どんどん実践してみてください！
挨拶メールの件名
「ABCカンパニー東京よりご挨拶」
「UKショップオープニングパーティでお会いできてうれしかったです」
お礼のメールの件名
「ご予約ありがとうございます（ご予約番号：1098765）」
「お礼：本日のミーティングについて」
「4月2日のご訪問のお礼」
「ご招待のお礼」
問い合わせメールの件名
「キャンセルポリシーについてのお問合せ」
「メガボーナスキャンペーンの情報について問い合わせ」
「最近のあなたの記事：1204についての質問」
「秋冬カタログの資料請求」
「空港送迎について問い合わせ」
「マーケティングマネジャー職への応募」
依頼のメールの件名
「依頼：2019年オーロラツアーの見積もり」
「緊急の依頼：システムメンテナンス」
「お願い：新製品レポート再送について」
「推薦状のお願いヤマモトタロウ」
お知らせメールの件名
「会議場変更のお知らせ‐10月6日」
「土曜日のチャリティーイベントのお知らせ」
「お知らせ：システムメンテナンスの予定 ‐9月21日」
「注文番号76890の納期遅延に関して」
「図面番号A231の提出」
「お知らせ：新入社員 タナカ タクヤさん」
「ヨシイ マリナさん退職のお知らせ」
招待メールの件名
「上田さん歓迎会のご案内‐4月15日」
「10月10日ABCプロジェクトについての会議」
確認メールの件名
「注文番号76298についての確認」
「本日のミーティングスケジュールの確認」
「請求書番号657 お支払いの確認」
再確認するメールの件名
「リマインダー：システムメンテナンスの予定 ‐9月21日」
「予約番号198078の再確認」
「マネージメント職に応募を致しましたササキヨウコです」
クレームメールの件名
「請求番号16829の誤請求について」
「払戻請求」
お詫びのメールの件名
「発送の遅れのお詫び」
「製品発売日延期のお知らせ」
まとめ
最初はうまく自分で件名を作成できなくても気にしなくて大丈夫。
相手から来たメールを参考にするなどして真似していけば上達します。
意外と同じ言葉の使いまわしだったりするので、それほど深く考えなくても件名が書けるようになるでしょう。
業種によって使われている単語は限定されてくると思います。
大切なことは、
- 簡潔に
- パッと見て要件や優先度がわかって
- 相手にも自分にも一目でわかる文言であること
ビジネスパーソンは、TOEICの学習をしている人も多いと思います。
TOEICのリーディングでもEメールを読む問題が出てきますよね。
問題集にはたくさんのビジネスメールの例が載っているので、使えそうな表現はぜひメモしておきましょう。