英語のビジネスメールは、いくつかルールがあります。
それさえ押さえておけば、英語でのコミュニケーションがスムーズに行えます。
この記事では、英語メールの本文の書き方について説明しています。
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目次
英語のビジネスメール「本文」の書き方
昨今ではビジネスシーンでも、メールではなくチャットを使ってコミュニケーションを取ることも増えてきましたが、英語のテキストベースのコミュニケーションの基本は同じです。
日本語でのやりとりほど丁寧過ぎず、かつ相手を尊重する丁寧な文章を書けるようになりたいですね。
英文でのビジネスメールを書くときは、以下のポイントを満たすことを意識しておきましょう。
- オープナー：「お世話になっております」に代わる表現
- WHY：なぜ連絡をしているか
- WHAT：相手に何を伝えたいか
- HOW：相手に何をしてほしいか
- クロージング：「よろしくお願い申し上げます。」に代わる表現
チャットの場合は、オープナーとクロージングは省いて、WHY, WHAT, HOWだけを伝えることが多いです。
①オープナー：「お世話になっております」文例
- I hope you are doing well.「お元気でお過ごしでしょうか。」（お世話になっております。）
- Hope this finds you well.「お元気でお過ごしでしょうか。」（お世話になっております。）
- It has been a while since…「…ぶりにご連絡しています。」（ご無沙汰しております。）
初めてやりとりする相手への自己紹介
- My name is… and I’m a…「…と申しまして、…をしております。」
- My name is… and I’m in charge of…「…と申しまして、…を担当しております。」
- My name is… and I’m responsible for…「…と申しまして、…の担当者でございます。」
②WHY：なぜ連絡をしているか
- I am contacting you regarding…「…についてご連絡しております。」
- I am writing regarding…「…についてお送りしております」
- I am writing this email to…「…のためにこのメールをお送りしております」
- The reason I am writing this e-mail to you is because…「このメールをお送りしているのは…のためです。」
- The purpose of this e-mail is to…「本メールの目的は…です。」
- I am writing to inquire about…「…について問い合わせをさせていただきます。」
- I am writing in reference to…「…を参照してお送りしております。」
- I am reaching out to you to…「…のために連絡を入れております。」
③WHAT：相手に何を伝えたいか
- Regarding…「…について」
- With regard to…「…に関して」
- In relation to…「…に関連して」
- In reference to…「…についての参照をして」
- In connection with…「…に関連して」
- As for…「…については」
- On the subject of…「…についての話題に関して」
④HOW：相手に何をしてほしいか
- I would appreciate it if you could…「…していただけるとありがたく存じます。」
- I kindly request that you…「…をお願い申し上げます。」
- I would like to request your assistance with….「…のお願いをしたいと思っております。」
- I would be grateful if you could consider…「…をご検討いただけますと幸いです。」
- Please kindly be informed…「…をご承知おきください。」
- Would it be possible for you to…?「…をしていただくことは可能でしょうか。」
- Could I ask you to…?「…をお願いできますでしょうか。」
⑤クロージング：「よろしくお願い申し上げます」文例
- Thank you for your attention to this matter.「ご配慮いただきありがとうございます。」
- I appreciate your assistance in this matter.「ご協力いただきありがとうございます。」
- I look forward to hearing from you.「心よりご返信をお待ちしております。」
- I look forward to your prompt response.「すぐにお返事いただけるようお待ちしております。」
- I would appreciate it if you could reach us out as soon as possible.「できるだけ早くご連絡をいただけますと幸いです。」
- If you have any further questions, please feel free to ask.「ご質問等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。」
- Should you need any further information, please do not hesitate to contact us.「ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。」